Para medir la producción científica se cuenta con variados indicadores, que van desde la incorporación en índices y bases de datos de revistas, rankings mundiales de universidades, hasta la presencia en la web. En todos ellos la visibilidad juega un papel predominante, de manera que la inclusión de las publicaciones periódicas en índices y bases de datos reconocidas, además de prestigio, brinda mayor visibilidad a los documentos que ahí se publican; de igual forma los rankings de universidades como el Webometrics Ranckings of World Universities del Laboratorio de Cibermetría del Consejo Superior de Investigación Científica de España que es calculado basado principalmente en el contenido presente en la web, proveniente de diferentes bases de datos académicas; finalmente, la presencia en la web dependerá de la cantidad de contenidos disponibles en Internet y la posibilidad de ser recuperados por buscadores especializados.

Esto ha impulsado a las instituciones académicas a establecer estrategias y programas  dedicados a la divulgación de sus contenidos en la web así como al seguimiento y evaluación del impacto de esta divulgación en los indicadores obtenidos de diversos sitios como ResearchGate, Google Scholar citations, rankings web universitarios, etc.

De esta manera, la visibilidad de los contenidos en la web deben tener dos características principales: disponibilidad y confiabilidad. La disponibilidad en cuanto el contenido pueda ser recuperado por cualquier lector en la web; y confiabilidad en cuanto el contenido recuperado sea catalogado como académico y se logre identificar su autor y procedencia.

En el año 2014 el TEC realizó una valoración de los contenidos producidos por el personal del Instituto Tecnológico de Costa Rica (TEC) y su disponibilidad en la web. Así se evaluaron aspectos como la cantidad de documentos colocados en la web, tipos de documentos y la disponibilidad de estos contenidos.

Algunos de los problemas de visibilidad detectados fueron los siguientes:

• Dos dominios web principales para la institución (itcr.ac.cr y tec.ac.cr). Esto divide la producción y páginas del TEC en dos dominios que se podrían interpretar como dos entes distintos y afectar la visibilidad del TEC como institución. Se inició con la unificación de los dominios hacia tec.ac.cr a partir de octubre del 2014. Y para para mayo del 2015 ya se contaba con el 90% de los contenidos migrados.
• Mal posicionamiento del TEC en ranking de visibilidad web: para el 2014 el TEC se encontraba en la posición 10 a nivel nacional y en la posición 6297 a nivel mundial.
• Los artículos publicados en revistas del TEC no estaban disponibles en Internet y no se encontraban en un sitio centralizado. Para esto se creó el portal de revistas académicas a partir del 2012. Para 2015 se cuenta con siete revistas alojadas en este sistema.
• Los trabajos publicados por los investigadores, en otras revistas o sitios,  no se encuentran disponibles para su consulta en una base de datos centralizada. Además de la ficha del investigador no es accesible por terceros, para obtener información adicional sobre su producción, con quién y dónde la publican.
• Las memorias de congresos de los eventos realizados en el TEC no se encuentran en Internet . Esto dificulta el acceso a este contenido y la divulgación de los resultados expuestos en estos congresos y conferencias. En septiembre de 2015 se creó un espacio para publicar memorias de congresos organizados por alguna entidad del TEC. Se cuentan con 4 memorias colgadas en el sitio. Falta un seguimiento sistemático para la recuperación y depósito de nuevas memorias editadas por el TEC.
• De los documentos localizados en la web se encontró inconsistencias de los nombres de los autores y la institución. Los nombres de los autores se encontraron poco o nada normalizados, lo cual afecta la forma de citar correctamente los documentos e identificar la autoría correcta.

Dado lo anterior, el TEC inició algunas acciones alistados para aumentar la visibilidad de sus resultados de investigación a través de la vía verde y la vía dorada del Acceso Abierto, con el fin  de aumentar la cantidad de contenidos en la web, garantizar su disponibilidad y mejor la confiabilidad de éstos. Aunque estos esfuerzos han generado algunos resultados positivos, no son suficientes, por lo tanto, se ve en la necesidad de un proceso sistemático que permita guiar las acciones de manera integral y sostenida para la mejora continua de la visibilidad académica del TEC.

A pesar, que en el TEC existen diversas unidades especializadas en áreas de gestión  y divulgación de la información académica, no se cuenta con una unidad encargada de dirigir y coordinar los diversos procesos para que la información académico-científica del TEC sea visible en la web de acuerdo a las exigencias en el área de visibilidad académica a nivel mundial. De esta manea, se propone la creación de un programa especializado en visibilidad web académica para el TEC.